Documentos da apólice: quais são, como guardar e quando apresentar?

Os documentos da apólice de um seguro são aqueles relacionados ao repasse da responsabilidade dos riscos à seguradora e também às informações e obrigações do segurado. Diversos, eles precisam ser guardados com atenção, inclusive porque podem ser importantes no momento de declarar o Imposto de Renda.

É justamente sobre isso que vamos falar ao longo deste post. Continue lendo para sanar todas as suas dúvidas!

O que é e como deve ser feita uma apólice de seguro?

Uma apólice de seguro nada mais é que um documento contratual formal emitido por uma companhia de seguros para um segurado.

Esse documento coloca em vigor uma cobertura de indenização, serve como evidência legal do contrato de seguro, estabelece os termos exatos nos quais a cobertura de indenização foi fornecida e declara informações associadas, como riscos e perigos específicos cobertos, duração da cobertura, valor do prêmio, modo de pagamento, entre outros aspectos.

De uma maneira ainda mais detalhada, uma apólice de seguros deve conter:

• identificação dos documentos que a compõem;

• identificação completa do contratante e da empresa de seguros contratada;
natureza do seguro;

• detalhamento dos riscos cobertos;

• duração do contrato e especificação dos locais onde ele é válido — cidade, estado, país;

• direitos e obrigações da empresa seguradora;

• direitos e obrigações do tomador do seguro, do segurado e de todos os beneficiários;

• valor máximo que o segurador paga se o seguro for acionado, ainda que o prejuízo seja superior (capital seguro) ou a forma como será determinado;

• valor total do prêmio;

• conteúdo da prestação do segurador em caso de sinistro ou forma como será determinada;

• legislação aplicável ao contrato e condições de arbitragem em caso de conflito entre as partes.

Também é importante saber que a apólice deve conter bem discriminadas as cláusulas que:

• determinam em que situações o contrato pode ser invalidado, renovado, suspenso ou finalizado por quaisquer partes envolvidas;

• definem claramente a cobertura do seguro — o que está e o que não está coberto;

• definem prazos para o tomador do seguro ou o beneficiário avisar a empresa seguradora se pretende renovar o contrato ou não, por exemplo.

Quais são os principais documentos da apólice de seguro?

Confira a seguir quais são os documentos necessários para fazer uma apólice de seguro!

Documentos pessoais

Quem está contratando uma apólice de seguro precisa apresentar os seguintes documentos pessoais: RG, CPF e carteira de motorista, no caso de um seguro de automóvel, ou certificado de posse do bem a ser segurado.

Papéis do bem segurado

Digamos que o bem a ser segurado seja um automóvel. Nesse caso, é necessário ter em mãos os seguintes papéis: Certificado de Registro do Veículo (CRV) e Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV).

Atenção: se veículo for novo, o segurado também precisa apresentar a nota fiscal. Nela devem constar a data de saída e um carimbo legível da concessionária onde a compra foi feita. No caso de veículo importado, também é preciso apresentar a 4ª via da declaração de importação.

Qual a melhor forma de guardar esses documentos da apólice?

Guardar os documentos da apólice é tão importante quanto armazenar qualquer outro tipo de documentação. Há casos inclusive em que o uso de um cofre é a maneira mais segura de fazer isso.

O segurado deve analisar, dentro da sua realidade, a melhor forma de fazer a guarda da documentação. A recomendação dos especialistas é que a papelada seja guardada até 1 ano após o fim da vigência do contrato do seguro — além do período de cobertura, é claro.

Para evitar manipular os originais, reduzindo assim os riscos de danos ou extravios, o ideal é fazer uma fotocópia ou digitalizar os arquivos para guardar. Dessa forma, sempre que for necessário fazer uma consulta, você recorrerá às cópias, deixando os originais intactos.

O que preciso ter em mãos para declarar o Imposto de Renda?

Muitas apólices de seguro precisam ser declaradas no Imposto de Renda. Mais uma vez, para não ter que mexer nos originais, as fotocópias ou os arquivos digitalizados são ótimas opções também nesse caso.

Tomemos o seguro de vida como exemplo. Em linhas gerais, esse tipo de seguro não precisa ser informado no IR pelo segurado durante seu período de vigência, pois ele constitui uma despesa e não um rendimento.

Conforme o artigo 794 do Código Civil, o prêmio do seguro de vida não é considerado uma herança e não fica à mercê das dívidas do segurado, então não incide no Imposto sobre Transmissão Causa Mortis (ITCMD).

Já as pessoas beneficiadas, que resgatam o valor com a morte de um ente segurado, devem declarar a indenização. Para isso, basta preencher o campo de rendimentos isentos e não tributáveis sob o código 3, correspondente a capital das apólices de seguro ou pecúlio pago por morte do segurado.

Nós usamos aqui o seguro de vida para ilustrar, mas essa maneira de declarar no IR é igual para qualquer tipo de indenização recebida por seguro, ok? Por mais que o valor recebido seja um rendimento isento e não tributável, precisa ser declarado ao governo.

E na hora de acionar a apólice, o que é preciso apresentar?

Por fim, vamos ver agora qual é a documentação que precisa ser apresentada no momento em que for necessário acionar a apólice do seguro. Para isso, vamos novamente tomar o seguro de vida como exemplo.

Normalmente, cada seguradora disponibiliza seus próprios meios para o acionamento da apólice. Em linhas gerais, isso pode ser feito via telefone ou pela internet. Geralmente também, os documentos necessários são:

• aviso de sinistro — dentro do modelo próprio da seguradora;

• declaração do médico com firma reconhecida;

• certidão de óbito;

• certidão de casamento atualizada, emitida após o óbito, no caso de pessoas casadas;

• declaração de convivência conjugal;

• documentação pessoal da pessoa segurada — RG, CPF e comprovante de residência;

• declaração de pátrio poder, no caso de beneficiários menores de 18 anos;

• provas de união estável, como escritura pública de declaração reconhecendo a situação de fato, declaração de IR, certidão de filhos em comum, contrato de locação de imóvel, residência em comum, pensão por morte recebida do INSS, contratos de compra e venda, entre outros, nos casos em que o beneficiário é companheiro do segurado;

• carteira profissional ou ficha de registro de empregado;

• formulário de registro de informações cadastrais e autorização de pagamento dos beneficiários.

Todos os documentos da apólice apresentados devem ter cópias autenticadas em cartório, sendo a única exceção o comprovante de residência. E lembrando que há casos em que a seguradora pode solicitar outros documentos, conforme especificado no contrato.

Agora que você já entende um pouco mais sobre os documentos da apólice, entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!